Kundendienst-Software für Service, Wartung und Reparatur.
Serviceaufträge annehmen, Einsätze dokumentieren, Arbeitsbericht unterschreiben lassen und direkt aus dem Einsatz abrechnen – ohne doppelte Erfassung.
- Aufträge, Einsätze und Berichte in einer Akte
- Unterschrift direkt vor Ort
- Abrechnung ohne Doppelerfassung
Kundendienst ist Tagesgeschäft – und wird trotzdem selten sauber dokumentiert
Serviceanfragen landen auf Zetteln, in E-Mails und auf der Mailbox – und gehen unter.
Arbeitsberichte werden von Hand geschrieben und kommen Tage später ins Büro.
Zeiten und Material vom Einsatz werden nie oder unvollständig abgerechnet.
Niemand weiß auf Anhieb, welcher Auftrag noch offen ist und was als Nächstes zu tun wäre.
Funktionen im Kundendienst
Alles, was ein Serviceauftrag im Handwerksbetrieb braucht – von der Annahme bis zur Rechnung.
Auftragspool und Planung
Aufträge mit Nummer, Kategorie, Priorität und Status erfassen – auch ohne festen Termin. Mitarbeiter zuordnen, Termine planen; die Akte schlägt jeweils den nächsten sinnvollen Schritt vor.
Einsätze planen und erfassen
Beliebig viele Einsätze je Auftrag – mit Datum, Kalendertermin und beteiligten Mitarbeitern.
Zeiten und Material
Arbeitszeiten je Mitarbeiter und verbrauchtes Material direkt am Einsatz erfassen.
Fotos und Dokumente
Fotos und Dokumente liegen gebündelt am Einsatz und Auftrag – inklusive Folgeeinsatz-Kennzeichnung, wenn ein weiterer Termin nötig ist.
Arbeitsbericht mit Unterschrift
Kundenunterschrift am Gerät erfassen, Bericht als PDF abschließen und per E-Mail senden.
Objekt- und Leistungsortbezug
Auftrag einem Kundenobjekt zuordnen – inklusive Objekt-Ansprechpartnern.
Abrechnung aus dem Einsatz
Offene Zeiten und Materialien als Rechnungsentwurf übernehmen – mit abweichendem Rechnungsempfänger und Schutz vor Doppelabrechnung.
Mobil für Monteure
Eigene mobile Ansicht mit den eigenen Kundendienstaufträgen – Einsatzdaten unterwegs erfassen und den Arbeitsbericht direkt vor Ort abschließen.
Historie beim Kunden
Aufträge und Einsätze bleiben in Kundenakte und Kundenhistorie nachvollziehbar.
Ein Auftrag, eine Akte
Jeder Kundendienstauftrag hat eine eigene Akte: Kunde, Objekt, Ansprechpartner, Kategorie, Priorität und Status stehen oben, darunter Termine, Einsätze, Dokumente und die Abrechnung.
Die Akte zeigt zusätzlich genau einen Vorschlag für den nächsten Schritt – abgeleitet aus Terminen, Einsätzen, notwendigem Folgeeinsatz und Abrechnungsstand. Der Statuswechsel bleibt immer eine bewusste Entscheidung, es passiert nichts automatisch im Hintergrund.
- Status von Neu über In Bearbeitung bis Abgerechnet
- Wartestatus für Material oder Kundenrückmeldung
- Termine aus dem Kalender direkt am Auftrag
- Genau ein Vorschlag für den nächsten sinnvollen Schritt
Einsätze dokumentieren und unterschreiben lassen
Je Auftrag lassen sich beliebig viele Einsätze anlegen – etwa Erstbesuch, Ersatzteileinbau und Nachkontrolle. Jeder Einsatz hält fest, wer wann vor Ort war, was gemacht wurde und was verbraucht wurde.
Der Kunde unterschreibt direkt am Smartphone oder Tablet. Danach wird der Arbeitsbericht als PDF abgeschlossen, in den Dokumenten abgelegt und kann per E-Mail an den Kunden gesendet werden.
- Arbeitszeiten je Mitarbeiter am Einsatz erfassen
- Material frei erfassen oder aus dem Leistungskatalog übernehmen
- Ausgeführte Arbeiten, Bemerkungen und Ergebnis dokumentieren
- Kundenunterschrift erfassen und Arbeitsbericht als PDF abschließen
- Folgeeinsatz kennzeichnen, wenn ein zweiter Termin nötig ist
Aufträge dem richtigen Objekt zuordnen
Viele Kunden haben mehrere Liegenschaften, Anlagen oder Einheiten. In Meisterio hinterlegen Sie Objekte beim Kunden – mit eigener Adresse und eigenen Ansprechpartnern.
Ein Kundendienstauftrag lässt sich einem Objekt zuordnen. Der Leistungsort ist damit eindeutig, und in der Kundenakte sehen Sie je Objekt, welche Aufträge dort bereits liefen.
- Mehrere Objekte je Kunde mit eigener Adresse
- Objektbezogene Ansprechpartner mit Rollen
- Aufträge und Historie je Objekt einsehbar
- Leistungsort wird beim Abrechnen als Snapshot übernommen
Aus dem Einsatz direkt zur Rechnung
Erfasste Arbeitszeiten und Materialien aus abgeschlossenen Einsätzen erscheinen im Abrechnungsbereich der Auftragsakte als offene Positionen. Daraus entsteht ein Rechnungsentwurf, den Sie vor der Freigabe prüfen und anpassen.
Abgerechnete Positionen werden mit der Rechnung verknüpft und danach nicht mehr als offen vorgeschlagen. Teilabrechnungen sind damit möglich, ohne dass etwas doppelt berechnet wird. Gehört die Rechnung an eine Hausverwaltung statt an den Kunden, wird der abweichende Empfänger vorgeschlagen und als Snapshot auf der Rechnung fixiert.
- Zeiten und Material als Rechnungspositionen übernehmen
- Positionen werden als Snapshot fixiert – spätere Änderungen wirken nicht zurück
- Schutz vor Doppelabrechnung über die Quellverknüpfung
- Abweichender Rechnungsempfänger, z. B. Hausverwaltung oder WEG
- Rechnungen bleiben in der Auftragsakte und beim Kunden sichtbar
So läuft ein Serviceauftrag ab
Auftrag erfassen
Kurzbeschreibung, Kunde, optional Objekt und Ansprechpartner, Kategorie und Priorität.
Einsatz planen
Termin im Kalender anlegen, Mitarbeiter zuordnen und den Einsatz in der Akte anlegen.
Vor Ort dokumentieren
Arbeiten, Zeiten und Material erfassen, Unterschrift einholen, Arbeitsbericht abschließen.
Abrechnen
Offene Positionen als Rechnungsentwurf übernehmen und den Auftrag sauber abschließen.
Häufige Fragen zum Kundendienst
Kundendienst-Software für Handwerksbetriebe
Ob SHK, Elektro, Kälte oder Tore: Ein großer Teil des Umsatzes entsteht im Kundendienst – in kurzen Service-, Wartungs- und Reparatureinsätzen. Meisterio bildet diesen Ablauf vollständig ab: Auftrag annehmen, Einsatz planen, vor Ort dokumentieren, unterschreiben lassen und abrechnen.
Weil Aufträge, Einsätze, Arbeitsberichte und Rechnungen in derselben Anwendung liegen, entfällt die doppelte Erfassung zwischen Zettel, Excel und Buchhaltung. Zeiten und Material aus dem Einsatz fließen direkt in die Rechnung.
Ausführliche Anleitungen finden Sie in der Kundendienst-Dokumentation.
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