Alle Meisterio-Funktionen im Detail

Zentrale Kundenakte mit Stammdaten, Ansprechpartnern, Projekten, Angeboten, Rechnungen, offenen Forderungen, Arbeitsstunden, Dokumenten, Notizen und vollständiger Aktivitätshistorie.

Zentrale chronologische Kundenhistorie für Angebote, Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen, Projekte, Termine, Dokumente, E-Mails und Ansprechpartner. Ereignisse werden mit Icon, Kategorie, Datum, Uhrzeit und – sofern relevant – Betrag dargestellt und lassen sich nach Kategorie filtern.

Zu jedem Kunden lassen sich Objekte anlegen – vom Einfamilienhaus bis zum Mehrfamilienhaus mit einzelnen Einheiten und Wohnungen. Zuständigkeiten wie Hausverwaltung, WEG, Eigentümer oder abweichender Rechnungsempfänger werden am Gebäude hinterlegt und gelten automatisch für dessen Einheiten. Eine Objekt-Timeline zeigt alle Aufträge, Einsätze, Berichte, Dokumente und Rechnungen zum Objekt.

Alle Kundendienstaufträge zentral mit Priorität, Status und Kundenbezug.

Eine Akte je Auftrag – Termine, Einsätze und Abrechnung an einer Stelle.

Die Akte schlägt den nächsten sinnvollen Schritt vor – Statuswechsel bleibt manuell.

Jeder Einsatz wird mit Zeiten, Material und ausgeführten Arbeiten dokumentiert.

Kundenunterschrift direkt vor Ort auf dem Smartphone oder Tablet.

Arbeitsbericht als PDF abschließen, ablegen und an den Kunden senden.

Aufträge lassen sich einem Objekt (Liegenschaft, Anlage, Einheit) zuordnen.

Aus dokumentierten Einsätzen wird auf Knopfdruck ein Rechnungsentwurf.

Bereits abgerechnete Leistungen werden nicht ein zweites Mal berechnet.

Rechnung an einen abweichenden Empfänger, etwa die Hausverwaltung – als fester Snapshot.

Monteure sehen ihre Kundendienstaufträge in einer eigenen mobilen Ansicht.

Alle Kundendienstvorgänge bleiben in der Kundenakte nachvollziehbar.

Wiederkehrende Wartungen werden als Vertrag mit Intervall, Leistungen und nächstem Fälligkeitstermin geführt. Erledigte Wartungen werden bestätigt, die zugehörige Rechnung entsteht direkt aus dem Vertrag.

Alle Informationen zu einem Projekt gebündelt in einer übersichtlichen Akte mit Übersicht, Aufgaben, Baustelle und Finanzen.

Projektaufgaben und allgemeine Aufgaben werden zentral an einem Ort verwaltet – mit Zuweisung an Mitarbeiter, Priorität, Fälligkeit und Status. Büro und Leitung sehen die betriebsweite Aufgabenlage, Mitarbeiter nur ihre eigenen Aufgaben.

Auch interne To-dos ohne Projektbezug werden im selben System verwaltet.

Projekte werden gezielt an Mitarbeiter übergeben. Jeder Mitarbeiter sieht unter „Meine Projekte“ sofort, wofür er zuständig ist und wie viele Aufgaben dort offen sind – die Baustellendokumentation bleibt für das Team zugänglich.

Aufgaben lassen sich nach Dringlichkeit priorisieren.

Jede Aufgabe kann eine Frist mit Datum und Uhrzeit erhalten.

Überfällige und heute fällige Aufgaben sind sofort sichtbar.

Wiederkehrende Arbeitsschritte werden als Checklisten aus Vorlagen abgearbeitet.

Kalkulierte und tatsächliche Kosten werden pro Projekt gegenübergestellt.

Der Projektfortschritt wird automatisch aus den erledigten Aufgaben berechnet und als Prozentwert angezeigt.

Die komplette Baustellendokumentation eines Projekts – Tagesberichte, Fotos, Dokumente und Aufmaß – an einer Stelle.

Ein chronologischer Verlauf zeigt, was wann im Projekt passiert ist.

Fotos und Dokumente werden direkt am Projekt abgelegt und sind für das ganze Team verfügbar.

Aufmaße werden direkt am Projekt erfasst und stehen für Abrechnung und Bericht bereit.

Ein PDF-Projektbericht fasst alle wichtigen Projektdaten für Kunde, Bauleitung oder Ablage zusammen.

Alle Angebote eines Projekts sind direkt in der Projektakte sichtbar.

Alle Rechnungen eines Projekts inklusive offener Beträge sind in der Projektakte sichtbar.

Abschlagsrechnungen werden direkt aus dem Projekt heraus erstellt.

Aus dem Projektkopf heraus lassen sich Aufgabe, Tagesbericht, Foto, Aufmaß, Termin, Angebot und Rechnung mit einem Tippen anlegen.

Alle Termine eines Projekts erscheinen im gemeinsamen Kalender – inklusive Kunden- und Projektbezug, Mitarbeiterzuweisung, Farbcodierung, Abwesenheiten und Synchronisation mit Google Kalender, Outlook sowie ICS-Abo.

Angebote lassen sich nach Status verwalten, suchen, filtern und sortieren. Unterstützt werden Entwurf, Gesendet, Angenommen und Abgelehnt. Abgelaufene Angebote werden automatisch anhand des Gültigkeitsdatums erkannt, ohne den gespeicherten Status zu verändern. Gesendete Angebote können direkt als angenommen oder abgelehnt markiert werden. Eine Rechnung kann ausschließlich aus angenommenen Angeboten erstellt werden.

Der Status jedes Angebots (Entwurf, gesendet, angenommen, abgelehnt) ist jederzeit klar erkennbar; abgelaufene Angebote erkennt Meisterio automatisch anhand des Gültigkeitsdatums.

Das Angebotsdatum ist frei wählbar, das Gültigkeitsdatum wird automatisch berechnet und lässt sich jederzeit individuell anpassen.

Alternative Ausführungen zu einer Hauptposition transparent im Angebot darstellen – der Betrag wird nicht in den verbindlichen Gesamtbetrag eingerechnet.

Optionale Zusatzleistungen werden separat ausgewiesen, aber nicht in den verbindlichen Gesamtbetrag eingerechnet.

Häufig genutzte Formulierungen zentral pflegen und mit wenigen Klicks in Einleitung oder Schlusstext einfügen.

Lohn- und Materialanteile werden pro Position getrennt erfasst und in der Kalkulation ausgewiesen.

Positionen werden aus einem zentralen Leistungs- und Artikelkatalog in das Angebot übernommen.

Angenommene Angebote werden mit allen Positionen in eine Rechnung übernommen.

Rechnungen können als XRechnung exportiert werden – erforderlich für öffentliche Auftraggeber.

Rechnungen werden als hybrides ZUGFeRD-PDF exportiert – ideal für B2B-Kunden.

Abschlagsrechnungen werden erstellt und später in der Schlussrechnung automatisch verrechnet.

Bereits erbrachte Teilleistungen können separat abgerechnet werden.

Erstellt eine Schlussrechnung und verrechnet Abschlags-/Teilrechnungen sowie zugehörige Gutschriften automatisch – Live-Restforderung im Editor, Schutz vor Doppelverrechnung.

Stornierungen werden als eigenständiger negativer Beleg erzeugt – GoBD-konform, mit sichtbarer Verlinkung zur Ursprungsrechnung.

Voll- und Teilgutschriften werden als eigenständiger Beleg mit fester Verknüpfung zur Ursprungsrechnung ausgestellt und in der Schlussrechnung korrekt berücksichtigt.

In jeder Rechnung sehen Sie alle verknüpften Belege – Ursprungsrechnung, Abschläge, Gutschriften, Stornos und Schlussrechnung – auf einen Klick.

Abschlags- und Teilrechnungen sowie Gutschriften werden automatisch mit der Schlussrechnung verrechnet. Der offene Restbetrag wird laufend berechnet, jede Verrechnung ist fest zugeordnet und gegen Doppelverrechnung geschützt.

Aus Wartungsverträgen werden Rechnungen automatisch erzeugt.

Angebote, Rechnungen und Gutschriften erhalten automatisch fortlaufende Nummern aus eigenen Nummernkreisen. Die Vergabe erfolgt pro Betrieb getrennt und datenbankseitig gesperrt, sodass keine Nummer doppelt vergeben wird – GoBD-konform.

Die Fälligkeit ergibt sich automatisch aus Rechnungsdatum und Zahlungsziel.

Foto oder PDF des Belegs wird direkt an der Ausgabe gespeichert.

Netto wird aus Bruttobetrag und Steuersatz automatisch berechnet.

Ausgaben lassen sich einem Projekt zuordnen und fließen in die Nachkalkulation ein.

Mängel werden mit Beschreibung, Frist und Fotos dokumentiert, als erledigt markiert und als PDF-Protokoll ausgegeben.

Die komplette Baustellendokumentation an einer Stelle – Tagesberichte, Fotos, Dokumente und Aufmaß, immer am richtigen Projekt.

Tagesberichte lassen sich einsprechen – die KI transkribiert und strukturiert den Bericht automatisch.

Alle Baustellenfotos eines Projekts liegen in einer Mediathek – mit Vorschau, Zoom und Details.

Baustellenfotos werden direkt auf dem Smartphone aufgenommen und dem Projekt zugeordnet.

Dateien lassen sich direkt auf der Baustelle hochladen – Bilder, PDFs und Office-Dokumente.

Alle Baustellendokumente liegen geordnet am Projekt und sind zusätzlich in der Kundenakte auffindbar.

Alle Baustellendaten landen automatisch in der richtigen Projektakte.

Die Baustellenseite schlägt das passende Projekt automatisch vor – ein Tipp genügt zum Wechseln.

Die Baustellenansicht ist für Smartphone und Tablet gebaut – große Schaltflächen und Schnellaktionen.

Jede Änderung auf der Baustelle erscheint chronologisch im Aktivitätsverlauf des Projekts.

Baustellen- und Projektberichte werden als professionelle PDFs exportiert und archiviert.

Aufmaße werden strukturiert erfasst – auch per Sprachnotiz mit KI-Auswertung.

Zu jeder Aufmaß-Position lassen sich Notizen und Besonderheiten festhalten.

Arbeitszeiten lassen sich einem Projekt zuordnen – oder bewusst ohne Projekt buchen. Projektstunden stehen sofort für die Nachkalkulation bereit.

Urlaub wird als Zeitraum je Mitarbeiter geplant und automatisch im Kalender angezeigt – ohne Antragsformalitäten.

Krankheit, Urlaub und freie Tage werden als Zeitraum je Mitarbeiter erfasst und erscheinen automatisch im Kalender – schlank, ohne Genehmigungsworkflow.

Termine lassen sich per Drag-and-drop planen, verschieben und verlängern – mit Farbcodierung, Mitarbeiter- und Projektbezug. Abwesenheiten und Mitarbeitergeburtstage erscheinen automatisch im Kalender.

Wiederkehrende Termine werden mit Intervall angelegt.

Termine synchronisieren sich mit Google Kalender.

Termine synchronisieren sich mit Outlook / Microsoft 365.

Read-only Abo per ICS-Link.

Jedem Termin lassen sich mehrere Mitarbeiter zuweisen.

Leistungen und Materialien werden zentral im Katalog gepflegt.

Einkaufspreise und Margen werden je Artikel gepflegt.

Dokumente werden zentral gespeichert und mit Projekten oder Kunden verknüpft.

Zu jedem Projekt lassen sich Dokumente ablegen.

Zentrale Dokumentenverwaltung innerhalb der Kundenakte mit automatisch erzeugten und manuell hochgeladenen Dokumenten. Unterstützt Upload, optionale Projektzuordnung, Kategorien, Beschreibungen, Herkunftskennzeichnung, Suche, Filter, Bildvorschau, Lightbox sowie Öffnen, Download, Bearbeitung und Löschen manueller Dateien.

Umsätze, Projekte und Aufträge werden in aussagekräftigen Auswertungen dargestellt.

Offene Rechnungen und erwartete Zahlungseingänge sind jederzeit sichtbar.

Arbeitszeiten, Projektzuordnung und Abwesenheiten werden pro Mitarbeiter monatlich ausgewertet und als Monatsbericht exportiert.

Die Annahmequote Ihrer Angebote wird zusammen mit Anzahl und Volumen automatisch berechnet.

Für jedes Projekt wird die Rentabilität ausgewiesen.

Alle offenen Kundenforderungen mit Fälligkeit auf einen Blick.

Einnahmen und Ausgaben eines Zeitraums als DATEV-kompatible CSV-Datei für den Steuerberater – wahlweise gesamt, nur Einnahmen oder nur Ausgaben.

Wichtige Ereignisse lösen automatische Benachrichtigungen aus.

Angebote, Rechnungen und weitere Belege werden per E-Mail versendet.

Jede Rolle sieht ein passendes Dashboard mit den relevanten Informationen.

Wichtige Kennzahlen auf einen Blick.

Handwerker sehen ihre Termine und Aufgaben des Tages sofort nach dem Login.

Kontextuelle Hinweise zu offenen Einrichtungsschritten.

Alle wichtigen Ereignisse laufen in einem zentralen Postfach zusammen.

Meisterio ist vollständig auf Smartphones und Tablets nutzbar – ohne App-Store.

Auf der Baustelle steht ein reduzierter Modus mit den wichtigsten Aktionen bereit.

Formulare sind für Smartphone und Tablet optimiert.

Ein geführter Onboarding-Prozess richtet Ihren Betrieb Schritt für Schritt ein.

Alle wichtigen Datensätze sind über eine schnelle Suche erreichbar.

Die Daten jedes Betriebs sind technisch strikt von anderen getrennt.

Die Rollen Admin, Büro und Mitarbeiter steuern, wer welche Bereiche sieht und bearbeiten darf. Mitarbeiter arbeiten mit ihren zugewiesenen Aufgaben, Projekten und Kundendienstaufträgen, kaufmännische Bereiche bleiben dem Büro vorbehalten – durchgesetzt direkt in der Datenbank.

Alle personenbezogenen Daten eines Kunden oder Mitarbeiters lassen sich auf Knopfdruck als ZIP-Archiv exportieren – inklusive Stammdaten als JSON, Belegen als PDF, hinterlegten Dokumenten und Zahlungsdaten.

Alle Daten werden regelmäßig automatisch gesichert.

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert.

DB-Trigger verhindert das Entfernen des letzten Admins.

Neue Mitarbeiter werden per sicherem Einladungslink hinzugefügt.

Mitarbeiter anlegen, per Einladung freischalten, deaktivieren und ihre Stammdaten pflegen – von Rolle und Stundensatz bis zum Geburtstag, der automatisch im Kalender erscheint.

Firmendaten, Logo, Zahlungsziel und Belegtexte werden zentral gepflegt.

Nicht benötigte Module lassen sich pro Betrieb ausblenden.

Der aktuelle Tarif, der Vertragsstatus, eine laufende Testphase mit verbleibender Testdauer, der nächste Verlängerungstermin samt Restlaufzeit und – bei einer Kündigung – das Vertragsende sind jederzeit im Bereich Plan & Abrechnung sichtbar. Schlägt eine Zahlung fehl, erscheint eine deutliche Warnung mit direktem Link zur Aktualisierung der Zahlungsmethode.

Das Abo kann jederzeit selbst gekündigt werden – direkt in Meisterio oder im Stripe Customer Portal. Es läuft bis zum Ende der bezahlten Laufzeit weiter, lässt sich mit einem Klick wieder reaktivieren, das Vertragsende ist in der App sichtbar und Kündigung, Reaktivierung und Vertragsende werden automatisch per E-Mail bestätigt.