Die Kundenakte ist die zentrale Ansicht für alles, was zu einem Kunden gehört: Stammdaten, Kennzahlen, Ansprechpartner, Projekte, Finanzen, Dokumente und die vollständige Aktivitätshistorie.
Voraussetzungen
- Ein angelegter Kunde – siehe Kunden anlegen.
Schritt 1: Kundenakte öffnen
Öffnen Sie Kunden und klicken Sie auf einen Kunden. Sie landen in der Kundenakte.
Schritt 2: Kennzahlen lesen
Oben sehen Sie vier Kennzahlen:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Projekte | Anzahl aller Projekte dieses Kunden |
| Umsatz | Summe der abgerechneten, operativ wirksamen Belege (ohne Storno) |
| Offene Forderungen | Noch nicht bezahlte Rechnungsbeträge |
| Arbeitsstunden | Für den Kunden erfasste Zeiten aus der Zeiterfassung |
Schritt 3: Tabs nutzen
- Übersicht – Stammdaten, Ansprechpartner, Notizen und letzte Aktivitäten
- Projekte – alle Baustellen mit Status
- Finanzen – Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Mahnungen
- Dokumente – automatische Belege und manuelle Uploads, siehe Kunden-Dokumente verwalten
- Timeline – chronologische Aktivitätshistorie
Schritt 4: Timeline auswerten
Die Timeline zeigt fachliche Ereignisse mit Icon, Kategorie, Datum, Uhrzeit und – wo sinnvoll – Betrag:
- Projekt angelegt oder abgeschlossen
- Termin geplant
- Angebot erstellt, versendet, angenommen
- Rechnung erstellt oder versendet, Zahlung erfasst, Mahnung versendet
- Dokument hochgeladen
- Ansprechpartner hinzugefügt
Über die Kategoriefilter blenden Sie gezielt einzelne Bereiche ein. Reine Stammdatenänderungen werden bewusst nicht protokolliert – die Timeline bleibt so lesbar und ist kein technisches Audit-Log.
Objekte und Leistungsorte
Hat ein Kunde mehrere Liegenschaften, Anlagen oder Einheiten, hinterlegen Sie diese als Objekte mit eigener Adresse und eigenen Ansprechpartnern. Kundendienstaufträge lassen sich einem Objekt zuordnen, und je Objekt kann ein abweichender Rechnungsempfänger festgelegt werden – Details unter Objekte und Leistungsorte verwalten.
Kundendienst in der Kundenakte
Kundendienstaufträge und die dazugehörigen Einsätze sind in der Kundenakte einsehbar. Wie Serviceaufträge abgewickelt werden, steht unter Kundendienst – Überblick.
Schritt 5: Schnellaktionen starten
Aus der Kundenakte starten Sie direkt Neues Projekt, Neues Angebot oder Neue Rechnung. Der Kunde ist dabei bereits vorausgewählt.
Häufige Fehler
- Umsatz wirkt zu hoch: Der Wert zeigt den abgerechneten Umsatz, nicht die eingegangenen Zahlungen. Offene Beträge stehen separat unter „Offene Forderungen".
- Ereignis fehlt in der Timeline: Prüfen Sie den aktiven Kategoriefilter und ob der Vorgang tatsächlich dem Kunden zugeordnet ist.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es Wiedervorlagen für Kunden?
Ein eigener Wiedervorlage-Workflow ist derzeit nicht verfügbar. Nutzen Sie stattdessen Termine mit Kundenbezug im Kalender.
Werden Telefonate protokolliert?
Ein separates Telefonnotiz-Objekt gibt es nicht. Halten Sie Gesprächsinhalte in den Kundennotizen oder in Projektnotizen fest.
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