Kundendienstauftrag abrechnen

Aus den dokumentierten Einsätzen eines Kundendienstauftrags entsteht ein Rechnungsentwurf – ohne dass Zeiten und Material ein zweites Mal erfasst werden müssen.

Voraussetzungen

• Mindestens ein abgeschlossener Einsatz mit erfassten Arbeitszeiten oder Material – siehe Kundendienst – Überblick.
• Vollständige Betriebsdaten für die Rechnungsstellung – siehe Rechnung erstellen.

Schritt 1: Offene Positionen prüfen

Im Abrechnungsbereich der Auftragsakte sehen Sie alle abrechenbaren Quellpositionen aus den Einsätzen:

• Arbeitszeiten je Mitarbeiter
• verbrauchtes Material

Positionen sind entweder offen oder bereits abgerechnet.

Schritt 2: Preise ergänzen

Positionen ohne Preis werden nicht stillschweigend mit 0 € abgerechnet. Ergänzen Sie fehlende Einzelpreise vorher am Einsatz oder direkt vor dem Erstellen der Rechnung.

Schritt 3: Rechnungsentwurf erzeugen

Starten Sie die Abrechnung aus der Auftragsakte. Meisterio legt in einem Schritt an:

• die Rechnung mit Kunden- und Auftragsbezug
• die Rechnungspositionen als Snapshot der Quellpositionen
• die Verknüpfung zwischen Position und Quelle

Weil die Positionen als Snapshot übernommen werden, wirken spätere Änderungen am Einsatz nicht rückwirkend auf die Rechnung.

Schritt 4: Rechnungsempfänger prüfen

Standardmäßig ist der Kunde der Rechnungsempfänger. Ist dem Objekt ein primärer Rechnungsempfänger hinterlegt, etwa eine Hausverwaltung oder WEG-Verwaltung, wird dieser vorgeschlagen. Empfänger und Leistungsort werden als historischer Snapshot auf der Rechnung fixiert.

Schritt 5: Rechnung prüfen und freigeben

Der Entwurf lässt sich vor der Freigabe vollständig bearbeiten: Positionen, Texte, Steuersatz und Zahlungsziel. Danach geben Sie die Rechnung wie gewohnt frei – siehe Rechnung erstellen.

Schritt 6: Teilabrechnung

Sie müssen nicht alles auf einmal abrechnen. Bereits abgerechnete Positionen werden nicht erneut als offen angeboten. Solange offene Positionen existieren, schlägt die Akte weiterhin die Abrechnung vor.

Schritt 7: Status „Abgerechnet"

Der Status Abgerechnet wird erst vorgeschlagen, wenn keine offenen Positionen mehr existieren und mindestens eine kaufmännisch gültige Rechnung vorliegt. Rechnungsentwürfe und stornierte Rechnungen zählen dabei nicht.

Häufige Fehler

• „Abgerechnet" wird nicht vorgeschlagen: Die zugehörige Rechnung ist noch ein Entwurf oder wurde storniert.
• Position fehlt in der Abrechnung: Der Einsatz ist noch nicht abgeschlossen oder die Position wurde bereits abgerechnet.
• Preis fehlt: Positionen ohne Einzelpreis müssen vor der Rechnungserstellung ergänzt werden.

Häufig gestellte Fragen

Kann dieselbe Leistung zweimal abgerechnet werden?

Nein. Jede abgerechnete Quellposition ist mit der Rechnungsposition verknüpft und wird danach nicht mehr als offen vorgeschlagen.

Was passiert, wenn ich den Arbeitsbericht nachträglich ändere?

Bereits erstellte Rechnungspositionen bleiben unverändert, da sie ein Snapshot sind. Neue oder nachträglich erfasste Leistungen erscheinen als neue offene Position.

Kann die Rechnung an eine Hausverwaltung gehen?

Ja. Legen Sie den Rechnungsempfänger am Objekt fest – siehe Objekte und Leistungsorte verwalten.